近日，朔州公司圆满完成旧档案室整体搬迁、全门类档案数字化归档工作，破解传统档案存储、检索、安全、管理等痛点难题，推动档案管理从传统纸质模式迈入标准化、数字化、智能化全新阶段。
科技为盾 筑牢档案安全防线
该公司新建档案室总面积约100平方米，科学划分综合档案储存室、人事档案专属储存室、档案查阅室三大功能区域，实现文书类、科技类、实物类、声像类、会计类等全门类档案分区管理、分类存放、专人管护。库房配备智能标准化密集架、智能回转柜，大幅扩容档案存储空间，全方位改善原有老旧档案存储条件。同时，档案室严格落实防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫“八防”管理标准，构建人防、物防、技防“三位一体”立体化安全防护体系。配备甲级字母防盗门，严控人员出入，安装温感烟感探测器、多角度高清摄像头，实现24小时全程无死角监控预警。同步搭载手自一体操作系统、恒温恒湿系统，做到档案快速盘点、智能检索、精准定位。电子档案管理设置专用防磁柜，采用智能档案柜、云端、移动硬盘三重备份，涉密档案做到物理隔离、严禁联网，全方位保障档案实体与数据安全。
制度筑基 规范档案全链运行
该公司严格对标集团公司档案管理工作要求，系统修订完善《档案管理员工作职责》《档案归档制度》等管理制度，覆盖档案整理、立卷、归档、保管、查阅、保密、销毁及电子档案同步管理全流程，实现档案管理全生命周期有迹可循、有章可依、有据可查。
档案室将核心制度上墙公示，明晰各级管理责任，配备两名专职档案人员，常态化开展业务与技能培训。日常管理严格执行“一盒一档一目录”整理标准、“双清单”交接流程、“当年清”归档要求，全面推行纸质与电子卷宗同步归档、同步保管。同时严格落实档案内部、外部查阅借阅分级审批制度，详细登记借阅人、联系方式、用途及期限，全程留痕、闭环管控，全面提升档案管理规范化、精细化水平。
数字提效 提速档案查阅质效
该公司智能数字化档案室投用后，打破了传统人工翻找、手动登记的低效模式，依托智慧档案管理系统，工作人员输入关键词即可一键完成档案检索、定位与调阅，查找效率显著提升。该系统具备线上借阅审批、到期自动提醒、档案利用统计等功能，实现档案管理数字化流转、智能化管控，大幅缩减人工成本，为公司各部门资料查阅、业务核查、工作溯源提供高效便捷服务，切实以档案数字化升级赋能企业高效运营。
宣传聚力 树牢全员护档意识
在第19个国际档案日期间，朔州公司紧扣“档案与时代同行”主题，多点发力开展档案宣传工作。线上通过微信公众号、工作群转发档案相关科普知识及数字化建设成果；线下通过电子屏展示、张贴海报，组织志愿者深入基层班组发放宣传手册，现场解读《中华人民共和国档案法实施条例》，开展档案管理专题宣讲活动。通过多样化宣传，引导全体干部职工深刻认识档案工作价值，强化档案保护与法治意识，推动档案工作深度融入企业生产经营、安全管理等各环节。
下一步，该公司将持续完善智慧档案管理体系，深化数字化应用，挖掘档案资源价值，充分发挥档案存史、资政、育人、服务的核心作用，为公司安全生产、经营管控、改革发展提供坚实档案支撑，以高质量档案管理助力企业高质量发展。
